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Salles du Charmois

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Description de la salle
CapacitéUtilisationAnimation
120 maximum
pour un cocktail
8h - 24h Les bals et les
repas de mariage
ne sont pas autorisés
80 maximum
pour un repas
100 maximum
pour une conférence,
un congrès

RÈGLEMENT DU DOMAINE DU CHARMOIS

Tel : 03.83.51.17.60

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur fait partie des pièces contractuelles liant la Ville de VANDŒUVRE à l’Association du Domaine du Charmois.
Il a pour but de compléter les conditions générales de location ou d’occupation que l’utilisateur des salles du Domaine doit avoir acceptées.
Les décisions individuelles d’utilisation des salles du Domaine relèvent exclusivement de la compétence du Maire en tant qu’administrateur des propriétés communales.

ARTICLE 1 : RESERVATION

L’organisme désireux d’occuper l’une des salles faisant partie du Domaine devra faire une demande écrite au Maire de la ville de VANDŒUVRE.
Pour les Associations, cette demande devra être accompagnée d’un exemplaire des statuts, ainsi que de la liste des membres du bureau de l’Association.
Cette demande écrite devra préciser les motifs et les buts pour lesquels la salle est demandée.
En cas d’acceptation, toute modification ou tout changement par rapport à la première demande écrite qui n’aura pas reçu l’assentiment du Maire entraînera l’annulation de la réservation et le versement d’un dédit égal à 50 % des frais de location engagés.

ARTICLE 2 : PERIODE D’UTILISATION

La mise à disposition des locaux correspond aux heures suivantes : 8 heures/24 heures.
Le temps passé dans la salle pour la préparation d’une manifestation sera compté comme temps d’utilisation.

ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

L’utilisateur devra prendre contact avec l’Administration du Domaine quelques jours avant la date d’une manifestation, afin de régler définitivement tous les détails d’organisation.
Les utilisateurs sont tenus de s’assurer les services d’un traiteur qui aura signé le Cahier des Charges.
Pour toute manifestation, le libellé et la présentation des affiches éventuelles, de même que le libellé des tracts et invitations concernant l’utilisation du Domaine devront être soumis à l’agrément du Maire.
L’utilisateur s’engage à faire respecter le stationnement sur l’aire prévue à cet effet et à éviter tout stationnement sur les allées et sur les pelouses.
Il évitera toute projection de confettis et autres farces qui présentent des difficultés importantes pour le nettoyage.
En aucun cas le nombre de participants ne doit dépasser celui prévu par la convention (dans les Salons : 120 maximum pour un cocktail, 80 maximum pour un repas, 100 maximum pour une conférence, congrès.. – dans la Salle Bleue : 25 maximum – dans la Salle Mauve : 12 maximum). Le nombre trop élevé d’invités entraîne des débordements incontrôlables et les assurances ne couvrent plus les risques lorsque les normes de sécurité ne sont pas respectées.
Types de manifestations autorisées
Sont, en principe, autorisées au Domaine du Charmois les manifestations suivantes :
Manifestations privées, associatives ou culturelles, les séminaires d’entreprises, séances de formation, expositions...
Il est toutefois précisé qu’un organisme de formation ne pourra prétendre se voir attribuer régulièrement telle ou telle salle tout au cours de l’année scolaire.
Des congrès pourront être accueillis, sous réserve toutefois que le nombre de participants ne dépasse pas les normes autorisées.
Les bals sont prohibés. Ne sont pas autorisés non plus les repas de mariage en soirée.

ARTICLE 4 : RESPONSABILITE

L’utilisateur gardera l’entière responsabilité de la manifestation et de son public.
A ce titre, l’utilisateur devra se munir des autorisations nécessaires et se conformer aux réglementations concernant son activité. Il s’engagera à régler les taxes, cotisations et droits divers dus à l’occasion d’une manifestation.
Il lui appartiendra d’assurer la sécurité intérieure et extérieure durant toute la durée de la manifestation.
L’utilisateur s’engagera à ne pas laisser pénétrer une assistance supérieure à la capacité de la salle qu’il aura réservé.
En ce qui concerne les conférences, congrès, séances de formation, concert de musique, les places debout ne seront pas autorisées.
L’introduction de sièges mobiles ou de tout autre matériel dans les salons entraînera l’interruption de la séance.
L’utilisateur sera financièrement responsable des détériorations faites aux locaux, au mobilier et au matériel technique, ainsi que des vols et dégradations commis au préjudice du Domaine. Ceci s’étend au Parc qui entoure le Château.
L’utilisateur s’engagera à utiliser les lieux dans l’état où ils se trouvent, sans apport de matériel ou de mobilier, sans aucune installation supplémentaire que celles existantes. Rien ne devra notamment être fixé sur les murs.
L’utilisateur devra faire respecter les dispositions établies en ce qui concerne le parcage des voitures.
L’utilisateur sera dans l’obligation de souscrire une assurance « responsabilité civile et détérioration des locaux et du Parc ».
L’Administration du Domaine ne sera pas responsable du matériel technique, des vêtements, objets personnels, etc. déposés au Domaine à l’occasion d’une manifestation.

ARTICLE 5 : PRIX DE LOCATION

Les conditions de location du Domaine du Charmois sont fixées chaque année par le Conseil Municipal.

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS TECHNIQUES

L’utilisateur pourra éventuellement s’assurer de la collaboration des Services Techniques par demande écrite adressée au Maire, après s’être inquiété auprès de l’Administration du Domaine si la demande est recevable.
L’Administration du Domaine est en mesure de fournir à l’utilisateur tout matériel : tables, chaises, matériel de conférences, éclairage, sonorisation.
Toute utilisation de matériel supplémentaire devra être soumise à approbation.

ARTICLE 7 : DECHEANCES

L’utilisateur devra signer ce présent règlement, il s’engagera à en respecter les différentes clauses et à régler les frais engagés sur la base de la facture qui lui sera présentée.
Toute infraction pourra entraîner l’annulation de la réservation ou l’exclusion immédiate, sans indemnité ni remboursement.