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Salle des Fêtes municipale

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Description de la salle
CapacitéUtilisationAnimation
Un spectacle peut accueillir 700 personnes assises ou 999 debout y compris les organisateurs. Du lundi au dimanche Fin de manifestation à 3h
Fermeture maximale à 4h30
Une soirée ou réunion provoquant des mouvements de foule tels que bals, expositions, kermesses... peut accueillir 500 personnes y compris les organisateurs.

RÈGLEMENT DE LA SALLE DES FÊTES MUNICIPALE

Tel : 03.83.51.80.03
Place de Paris

PREAMBULE

La salle des fêtes, sise allée de Champagne à Vandœuvre-lès-Nancy, est un bâtiment municipal qui fait l’objet des dispositions détaillées dans le présent document. Son occupation et son utilisation sont soumises aux dispositions réglementaires, objet des articles définis ci-après. L’acceptation intégrale de ce cahier des charges par l’utilisateur est le préalable à tout engagement de location ou d’exploitation du bâtiment.

OBLIGATIONS DU PROPRIÉTAIRE

Disposition générale
Le propriétaire a obligation, en qualité de délégataire, de prendre les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des personnes et des biens, dans le cadre de la réglementation actuelle et à venir.

Equipements
Le propriétaire met à disposition de l’utilisateur des locaux et installations établis et maintenus en conformité avec la réglementation en vigueur. Il assure pendant chaque manifestation la sécurité de la structure notamment en matière de sécurité incendie et d’évacuation d’urgence. Le propriétaire tient à jour un registre de sécurité, dans lequel sont consignés les résultats des contrôles réglementaires et les essais de fonctionnement des matériels de secours. Cette vérification fait l’objet d’un contrôle périodique par la Commission Départementale de Sécurité.

La salle des fêtes est composée de plusieurs locaux dotés de divers équipements :

  • une salle avec scène intégrée
  • des loges
  • un hall bar
  • un vestiaire
  • un guichet
  • un office.

Le présent document s’applique à l’ensemble de la structure

Dégagement de secours
Le propriétaire est tenu de faire respecter les zones de dégagement des accès du public, des issues de secours ainsi que des unités de passages définies au plan joint en annexe.
Il est également tenu de faire respecter l’interdiction de stationner sur le parvis devant les portes d’entrée à la salle et aux locaux techniques, ainsi que le long de la rampe d’accès à la salle. Ces emplacements sont précisés sur les plans de prévention.

Aménagement scénique
Le propriétaire est libre de répondre ou non aux souhaits d’aménagements qui lui sont proposés, compte tenu des spécificités techniques, des caractéristiques architecturales et des contraintes de sécurité de la structure.

Eclairage d’ambiance et de sécurité
Le bâtiment de la salle des fêtes est doté d’un éclairage d’ambiance de sécurité de type permanent sur source centralisée, qu’il est possible de mettre en veille (scène, plafond, salle).
En présence du public, l’ensemble des blocs de sécurité doit être en fonctionnement et non masqué. Seule une légère atténuation de certains blocs avec une couleur verte normalisée est tolérée au niveau de l’espace scénique.

Désenfumage
La salle des fêtes est équipée d’une installation de désenfumage gérée par Centralisateur de Mise en Sécurité Incendie (CMSI)

Moyens de secours
Le bâtiment est doté :

  • D’un système de sécurité incendie automatisé et des moyens de lutte réglementaires (extincteurs) répartis dans les locaux.

Documentation
Les différents registres de sécurité, plans et manuels concernant la structure et les équipements sont disponibles à la salle régie.

OBLIGATIONS DE L’UTILISATEUR

Disposition générale
L’utilisateur est responsable du respect des dispositions destinées à assurer la sécurité du public, et doit se conformer aux prescriptions de l’agent technique municipal présent pendant la mise à disposition des locaux.
L’utilisateur s’engage envers l’exploitant à assurer l’entière responsabilité de la sécurité des personnes dont il a la charge à l’occasion de la manifestation, et des aménagements techniques correspondants.

Sécurité de la manifestation
L’utilisateur est responsable du bon déroulement et de la sécurité de la manifestation qu’il organise. A cet effet, il s’attachera les services d’au moins 2 personnels qualifiés Service Sécurité Incendie et d’Aide à la Personne (SSIAP 1). A la prise de service, les agents prendront les consignes auprès du responsable technique de la salle. Un agent sera posté à l’entrée de la salle et l’autre sera placé à l’intérieur de la salle. Ils seront mis en place 1/2h avant l’entrée du public et quitteront 1/2h après la fermeture au public. Au vu du type de spectacle proposé, le propriétaire pourra demander à l’utilisateur d’augmenter le nombre de personnels de sécurité.

Dégagements
L’utilisateur est tenu de ne faire aucun obstacle à une mesure prise au préalable en matière de dégagements (couloirs, escaliers, unité de passage ...).
Aucun élément de décor, technique, ou de signalétique ne peut entraver la visibilité de l’éclairage de sécurité ou le balisage des issues de secours.

Capacité d’accueil de la salle
La capacité de la salle des fêtes est déclinée en trois jauges :

  • Version public debout = maximum de 999 personnes, organisateurs, techniciens et artistes confondus,
  • Version public assis = 700 places,
  • Version repas = 450 places.

L’utilisateur devra pouvoir justifier du nombre de personnes accueillies dans la salle, y compris pour une manifestation à entrée libre. Dans ce cas, il appartient à l’utilisateur de prévoir une billetterie, le personnel de caisse, de contrôle, et éventuellement du personnel de vestiaire.

Aménagements et décors
Les matériaux utilisés en salle et sur scène (l’espace scénique n’étant pas isolable) doivent satisfaire aux exigences réglementaires de réaction au feu et avoir fait l’objet d’un certificat de classement M 1. Le procès-verbal de classification devra être remis au propriétaire, au préalable à toute mise en œuvre.

Aménagement technique
Plafond, grill technique, structure, décor, plancher, podium, matériel lumière, matériel son, matériel audiovisuel, mobilier de scène ou signalétique constituent l’ensemble des aménagements techniques envisageables pour une manifestation.
L’installation de ces équipements ne doit en aucun cas diminuer le nombre et la largeur des dégagements prévus pour la circulation du public.
La mise en œuvre de ces aménagements ne doit jamais constituer un risque pour le public et les artistes (fixations obligatoires, résistance aux charges …).
Tous les aménagements temporaires nécessitent l’agrément de plans par le responsable technique de l’exploitant, qui est ensuite habilité pour valider les procédures de mise en œuvre et de vérification (points d’accrochage, mise en sécurité …).

Electricité
L’organisateur d’une manifestation à la salle des fêtes dispose d’une alimentation électrique sur scène au moyen d’une armoire de puissance dont les caractéristiques sont les suivantes :

  • 2 prises type P17 à interrupteur 3 x 63 A
  • 2 prises type P17 à interrupteur 3 x 32 A
  • 1 bornier 125 A
  • 1 bornier 63 A
  • 1 bornier 32 A

Cet équipement est protégé séparément par des disjoncteurs différentiels 30 mA.
Les équipements temporaires, tableaux et coffrets supplémentaires apportés par l’utilisateur doivent être équipés de dispositifs différentiels et seront vérifiés avant mise en service.
L’utilisateur doit enfin veiller au respect des puissances maximales autorisées lors de la mise en œuvre d’appareillage spécifique.

IMPORTANT : Aucun raccordement ne peut avoir lieu sans la présence d’un technicien de la salle des fêtes qualifié et habilité pour vérifier au préalable l’ensemble de l’installation. Tout équipement ou matériel présentant un risque évident (mauvais état, défaut d’isolement …) sera systématiquement refusé ou remplacé.
L’utilisation des prises domestiques murales 16 A exige les mêmes règles de prévention et de mise en œuvre.

Matériel d’éclairage scénique
La salle est équipée de matériel d’éclairage scénique qui peut être mis à la disposition de l’utilisateur. Le matériel devra alors être mis en œuvre par un technicien qualifié fourni par l’organisateur. A charge de ce dernier de rétablir le plan de feu initial à la fin de la manifestation.

Composition du matériel d’éclairage scénique :

  • 1 jeu d’orgues ADB CANTOR à raccordement DMX 5 broches
  • 72 circuits - 3KW
  • 2 découpes - 1 KW (munis de porte-filtres) ADB
  • 24 Par 64 - 1 KW (munis de porte-filtres) ADB
  • 16 PC - 1 KW ADB
  • 4 projecteurs à miroirs asymétriques - 1 KW ADB

Une échelle de type « parisienne » peut-être mise à disposition des utilisateurs. Son utilisation se fera sous l’entière responsabilité de l’organisateur.

IMPORTANT  : En cas d’installation de la table de régie en salle, prévoir des câbles d’une longueur au moins égale à 45m.

Matériel de sonorisation
La structure dispose d’un équipement de sonorisation type conférence. Sa mise en œuvre est à la charge du technicien municipal.

Composition du matériel de sonorisation :

  • 3 micros hf
  • 2 micros fil
  • 1 platine lecteur cd
  • 1 platine lecteur cassette

Matériel audio-visuel
Un écran de 6 m par 4 m rétractable permet la diffusion d’images, de films ou de diapositives. Un ordinateur et un vidéoprojecteur peuvent être mis à disposition dans la cabine technique, le début et la fin de la diffusion devant être assurés par l’utilisateur.

Moyens de secours et de désenfumage
Les accès aux différents moyens de secours (extincteurs, …) ou commandes de désenfumage doivent rester libres en permanence.

Installations particulières
L’emploi de flamme, d’artifice ou de gaz est strictement interdit dans la structure ou à proximité directe de ses accès.
Les utilisations particulières telles que machine à brouillard, machine à fumée, laser ou autre, requièrent une autorisation particulière préalable que l’organisateur doit soumettre par écrit au propriétaire. Cette autorisation est soumise à la mise en œuvre par l’utilisateur de moyens d’observations destinés à compléter le fonctionnement des systèmes de sécurité.

Utilisation des loges
Un espace loges, avec accès direct à la scène est disponible. Il se compose d’une grande loge, d’une loge moyenne et de 4 petites loges. Le mobilier en place dans ces locaux ne peut être déplacé.

Utilisation de l’office
Un local office est disponible : il comprend :
4 plaques de cuisson électrique, 1 four électrique, 1 armoire électrique chauffante, 1 congélateur, 1 réfrigérateur, 1 meuble de rangement, 2 tables à roulettes, 1 machine à laver la vaisselle, 1 porte-sac poubelle.
Il est rigoureusement interdit d’adjoindre d’autres appareils de cuisson à flamme (réchaud à gaz …).
Le matériel (vaisselle, verrerie, plats) ainsi que la marchandise alimentaire seront impérativement retirés dés la fin de la manifestation. De la même manière, tous les déchets seront évacués à l’aide de sacs poubelles et déposés dans les conteneurs appropriés mis à disposition.

Utilisation du bar
Un espace bar, équipé d’un comptoir, de 2 réfrigérateurs et d’une machine à glaçon, peut-être mis à disposition. Son utilisation est soumise à déclaration de buvette 1ière ou 2ième catégorie. Cette autorisation est délivrée par l’autorité municipale.
L’utilisation d’appareils de cuisson est strictement interdite dans le bar.
Les déchets seront déposés par l’utilisateur dans les conteneurs appropriés.

Utilisation du vestiaire
Un vestiaire équipé de portants et de cintres est disponible. Son activation est à la charge de l’utilisateur.

Utilisation du guichet
Un guichet est accessible. Son utilisation est à la charge de l’organisateur.

Lutte contre le bruit
L’utilisateur s’engage à respecter et à faire respecter auprès de ses prestataires la réglementation en vigueur en matière de lutte contre le bruit, selon le décret d’application du 15 décembre 1998 visant à limiter la pression acoustique dans les lieux recevant du public. A cet effet, la salle est équipée d’un dispositif de limiteur de son. Cet équipement ne pourra être neutralisé.
L’utilisateur s’engage également à prendre les mesures nécessaires pour éviter le tapage nocturne aux abords de la salle des fêtes avant, pendant et après la manifestation, ainsi que lors de la manutention du matériel spécifique.

L’engagement écrit de ce document atteste que l’Utilisateur a pris connaissance de toutes les informations et prescriptions relatives au cahier des charges de la Salle des Fêtes de Vandœuvre-lès-Nancy, et s’engage à en respecter et faire respecter les modalités, sous le contrôle des représentants administratifs et techniques du Propriétaire.